یک محل کار کارآمد جایی است که می‌توانید وظایف خود را بدون اتلاف وقت و منابع به صورت روان و سازنده انجام دهید. برای رسیدن به این هدف، باید لوازم و ست اداری مناسبی داشته باشید که مطابق با نیازها و ترجیحات شما باشد. در این مقاله، ضروری‌ترین لوازم اداری برای یک محل کار کارآمد و نحوه انتخاب و استفاده عاقلانه از آن‌ها را مورد بحث قرار خواهیم داد.
ست اداری شامل چه مواردی است؟
ست اداری شامل موارد و گزینه‌های مختلفی است که ممکن است شرکت‌ها یا کارخانجات برای شرکت و کارمندان خود در نظر بگیرند. برخی از اقلام ست اداری شامل:
- کارت ویزیت
- سربرگ A4 و A5
- پاکت A4 و A5
- پاکت نامه (ملخی)
- پاکت “CD”
- یادداشت
- فولدر یا پوشه
- بروشور
- کاتالوگ
- تقویم و استند
- پوستر
- بسته‌بندی محصولات (کارتن ، لیبل و…)
معرفی اقلام ست اداری
از آنجایی که بسیاری از عملیات ضروری کسب و کارهای کوچک از طریق اقلام مختلفی انجام می‌شود، بسیار مهم است که ست اداری دفتر خود را از مارک‌های قابل اعتماد خریداری کنید. در اینجا لیستی از تجهیزات ست اداری که ممکن است برای کسب و کار خود به آن نیاز داشته باشید را بررسی می‌کنیم.
ابزارهای نوشتن و یادداشت برداری
یکی از اساسی ترین و مهم ترین لوازم اداری، ابزاری قابل اعتماد برای نوشتن و یادداشت برداری است. خواه قلم، مداد، نشانگر یا برجسته‌کننده را ترجیح می‌دهید، باید آن‌ها را برای یادداشت ایده‌ها، یادآوری‌ها، دستورالعمل‌ها یا بازخوردها در دسترس داشته باشید. همچنین به یک سطح مناسب برای نوشتن نیاز دارید، مانند دفترچه یادداشت. این ابزارها به شما کمک می‌کنند افکار خود را سازماندهی کنید، با دیگران ارتباط برقرار کنید و پیشرفت خود را پیگیری کنید.
کاغذ و لوازم چاپ
یکی دیگر از لوازم ضروری دفتر، کاغذ و لوازم چاپ است. ممکن است برای اهداف مختلف مانند گزارش‌ها، فاکتورها، قراردادها یا فرم‌ها نیاز به چاپ، کپی، اسکن یا فکس اسناد داشته باشید. شما باید کاغذ کافی با اندازه، کیفیت و رنگ مناسب برای چاپگر یا دستگاه کپی خود داشته باشید. شما همچنین باید کارتریج جوهر یا تونر، گیره کاغذ، منگنه، قیچی، و پاکت نامه برای نگهداری اسناد کاغذی خود داشته باشید. این لوازم به شما کمک می‌کند اطلاعات خود را ایجاد، توزیع و ذخیره کنید.
تقویم و سررسید اداری
معمولا بر روی میز کارمندان یک اداره تقویم سال جدید و سررسید وجود دارد تا کارمندان با خیالی راحت و با توجه به روزها و ماهای سال بهترین برنامه ریزی کاری را انجام دهند.
فناوری
با تجهیزات اداری که همکاری و کارایی را ممکن می‌سازد، به‌علاوه لوازم جانبی فناوری اطلاعات که همه چیز را به خوبی اجرا می‌کنند، مانند نوارهای برق، روترهای Wi-Fi، و هارد دیسک‌های ذخیره‌سازی پشتیبان، آماده شوید.
از آنجایی که بسیاری از عملیات ضروری کسب و کارها از طریق فناوری انجام می‌شود، بسیار مهم است که لوازم الکترونیکی دفتر خود را از مارک‌های قابل اعتماد خریداری کنید.
کارت ویزیت
یکی دیگر از اقلام ست اداری، کارت ویزیت است. کارت ویزیت علاوه بر این که به کسب و کار شما اعتبار می‌بخشد باعث می‌شود که کسب و کار شما در سطح دنیا شناخته شود و در سریع‌ترین زمان ممکن، بهترین اطلاعات را درباره کسب و کار شما را به افراد ارائه می‌دهد.
راه حل های بایگانی و ذخیره سازی
سومین لوازم اداری ضروری، راه حل بایگانی و ذخیره سازی است. شما باید سیستمی برای سازماندهی و ذخیره اسناد کاغذی و دیجیتالی و همچنین سایر لوازم اداری خود داشته باشید. می‌توانید از پوشه‌ها، کلاسورها، برچسب‌ها، تقسیم‌کننده‌ها یا کابینت‌های فایل برای اسناد کاغذی خود استفاده کنید. می‌توانید از درایوهای فلش، هارد دیسک‌های خارجی، فضای ذخیره سازی ابری یا پلتفرم‌های آنلاین برای اسناد دیجیتال خود استفاده کنید. می‌توانید از کشو، قفسه، سبد یا جعبه برای سایر لوازم اداری خود استفاده کنید. این راه حل‌ها به شما کمک می‌کنند به اطلاعات و منابع خود دسترسی پیدا کرده، بازیابی و محافظت کنید.
ملزومات اداری
ملزومات اداری همه لوازم مصرفی هستند که روزانه به آن‌ها نیاز دارید. به اصول اولیه دفتر مانند کاغذ، نوت بوک، تونر، پوشه‌ها، لوازم پستی، ابزار نوشتن و هر چیز دیگری که برای انجام کار و سازماندهی نیاز دارید فکر کنید. یک مکان عالی برای شروع، انتخاب لوازم اداری در چاپ بازار است که در آن لوازم اداری اولیه با رتبه‌بندی بالا، پیدا خواهید کرد.
خصوصیات اقلام ست اداری
اقلامست اداری که تهیه می‌کنید باید خصوصیات متمایز کننده‌ای داشته باشد. مهم‌ترین خصوصیاتی که در زمان سفارش ست اداری باید به آن توجه داشته باشید، عبارت است از:
- داشتن طراحی مشترک لوگو و رنگ
- داشتن زیبایی بصری
- طراحی حرفه‌ای نام برند، مشخصات کلی برند اعم از آدرس و شماره تماس و… روی تمامی اقلام ست اداری مانند پاکت A5 عمودی و…
- و …
نکات مهم طراحی ست اداری
برای طراحی ست اداری به نکات زیر توجه کافی داشته باشید تا هم خودتان و هم کارمندان شما در زمان استفاده از آن‌ها بیشترین لذت را ببرند.
باید به مواردی مثل:
- طراحی لوگو
- داشتن رنگ سازمانی
- جنس و گرماژ کاغذ انتخابی
- طراحی
- شخصی سازی ست اداری انتخاب فونت مناسب
- انتخاب رنگ زمینه مناسب
- انتخاب روش چاپی مناسب
- و …
مزایای استفاده از ست اداری چیست؟
ست اداری بدون مزیت نیست. علاوه بر راحتی که برای کارمندان به ارمغان می‌آورد، دارای مزایای دیگری نیز است که ما به شما آن‌ها را معرفی خواهیم کرد.
- برندسازی برای کسب و کارها
- انجام تعاملات و مکاتبات اداری
- اعتباربخشی به برندها
- معرفی حرفه‌ای کسب و کارها
- و …
نتیجه گیری
کارخانه‌ها، شرکت‌ها و دیگر ارگان‌های موجود در بازار برای تهیه ست اداری باید به نکاتی مثل طراحی، لوگو، شخصی سازی برند و … نیز توجه کافی داشته باشند. زمانی که شما بهترین دفتر برای چاپ را انتخاب کنید، دیگر نگرانی بابت چاپ ست اداری و کیفیت آن‌ها نخواهید داشت.
اگر شما هم به دنبال دفتر یا وب سایتی هستید که علاوه بر کیفیت بالا، قیمتی مقرون به صرفه را برای شما در نظر بگیرید، ما به شما چاپ بازار را معرفی می‌کنیم. چاپ بازار با در نظر گرفتن همه نکات مربوط به چاپ و ارائه مشاوره‌های لازم بهترین ست اداری را برای شما طراحی و تولید می‌کند.قیمت چاپ فولدر یا دیگر اقلام ست اداری را با یک تماس ساده از کارشناسان چاپ بازار جویا شوید.
